вход Демо регистрация

Налог на прибыль: расходы по проезду во время командировок по Республике Беларусь

6 апреля 2020 г.

При исчислении налога на прибыль к нормируемым затратам относятся командировочные расходы (расходы на служебные командировки) в пределах норм, установленных законодательством (подп. 1.2 ст. 171 НК). Одним из видов расходов, на которые наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и которые наниматель обязан возместить командированному работнику, являются расходы по проезду к месту командировки и обратно.

Рассмотрим далее подробно правила возмещения и налогового учета расходов по проезду во время командировок по Республике Беларусь, а также ошибки, допускаемые организациями в налоговом учете таких расходов.

Налоговый учет расходов по проезду во время командировок
по Республике Беларусь в период с 07.09.2019 по настоящее время

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках работников с 07.09.2019 определен Положением о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденным постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176) (в редакции постановления № 595[1]).

В 2020 г. продолжает действовать порядок возмещения расходов по служебным командировкам, установленный Положением № 176 (в редакции постановления № 595).

Порядок возмещения расходов по проезду во время командировок регламентирован в главе 2 Положения № 176. Все расходы, осуществляемые нанимателем в порядке и размерах, установленных Положением № 176, включаются в состав нормируемых затрат.

В случае, когда расходы осуществляются за счет средств принимающей стороны, а также когда командированному работнику предоставлены средства передвижения или он имеет право бесплатного проезда, расходы по проезду во время командировок возмещению не подлежат и, соответственно, нормируемые затраты не возникают.

Расходы по проезду во время командировок по Республике Беларусь можно условно разделить на следующие виды:

1) расходы по проезду к месту командировки и обратно железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом, которым работник направлен в командировку;

2) расходы по провозу багажа;

3) расходы по бронированию, использованию спальных принадлежностей, а также комиссионные сборы и плата за сервисное обслуживание;

4) транспортные расходы в пределах места командировки.

Рассмотрим подробнее каждый из вышеперечисленных видов расходов.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом, которым работник направлен в командировку

Порядок возмещения таких расходов определен в подп. 9.1.1 Положения № 176,
которым установлено, что расходы по проезду к месту командировки и обратно железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом, которым работник направлен в командировку (кроме такси), возмещаются по фактической стоимости проездных документов (билетов).

При приобретении проездных документов (билетов) командированным работником самостоятельно расходы на проезд командированного работника во время командировки возмещаются только при представлении им подтверждающих документов, установленных законодательством (далее – подтверждающие документы) (п. 10 Положения № 176).

Особое внимание следует обратить на требования к проездным документам (билетам) при проезде командированного работника автомобильным транспортом.

Автомобильные перевозки пассажиров могут выполняться в регулярном или нерегулярном сообщении (ст. 4 Закона № 278-З[2]).

Автомобильные перевозки пассажиров[3]:

1) в регулярном сообщении выполняются по договору автомобильной перевозки пассажира.

Заключение договора автомобильной перевозки пассажира в регулярном сообщении удостоверяется проездным документом (билетом).

Обязательные реквизиты билета на междугородные автомобильные перевозки в регулярном сообщении установлены в п. 107 Правил № 972. К ним относятся:

наименование (фамилия и инициалы) автомобильного перевозчика;

назначение билета;

серия (на бланочном билете) и номер билета;

наименования начального и конечного остановочных пунктов маршрута поездки пассажира;

маршрут движения автобуса (номер маршрута);

дата и время начала поездки;

номер места для сидения (при отсутствии технической возможности номер места для сидения может не указываться);

стоимость проезда;

дата и время выдачи билета[4];

2) в нерегулярном сообщении выполняются по договору фрахтования для автомобильной перевозки пассажиров.

Заключение договора фрахтования для автомобильной перевозки пассажиров подтверждается оформлением заказ-наряда, который составляется автомобильным перевозчиком до начала выполнения автомобильной перевозки пассажиров в нерегулярном сообщении (п. 139 Правил № 972). Именно таким способом работают большинство маршрутных такси на междугородных маршрутах в Республике Беларусь.

Справочно. При перевозке пассажиров по договору фрахтования для автомобильной перевозки пассажиров легковыми автомобилями или автобусами одновременное фрахтование возможно не более чем одним заказчиком автомобильных перевозок пассажиров в нерегулярном сообщении (п. 137 Правил № 972). Не допускается взимание платы с пассажиров, не являющихся заказчиками автомобильной перевозки пассажиров в нерегулярном сообщении (фрахтователем), и выдача указанным лицам проездных документов (билетов), применяемых при автомобильных перевозках пассажиров в регулярном сообщении (п. 144 Правил № 972).

Исходя из вышеизложенного, если проездные документы (билеты) по проезду к месту командировки и (или) обратно автомобильным транспортом не соответствуют требованиям п. 107 Правил № 972, то расходы по проезду не подлежат возмещению командированному работнику и не включаются в состав нормируемых затрат.

К проездным документам (билетам) относятся в т. ч. электронные билеты.

Подтверждающими документами при приобретении электронных билетов являются[5]:

при автомобильной перевозке в регулярном сообщении – билет на бумажном носителе, выданный (распечатанный) при оформлении электронного билета;

при железнодорожной перевозке – документ на бумажном носителе, оформленный посредством информационно-функционального ресурса перевозчика в глобальной компьютерной сети Интернет, подтверждающий приобретение электронного проездного документа (билета) с электронной регистрацией, имеющий свой идентификационный номер и содержащий реквизиты поездки;

при воздушной перевозке – маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона), в т. ч. посадочный талон, оформленный в электронном виде и распечатанный на бумажном носителе.

При отсутствии у командированного работника проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 БВ в каждую сторону (п. 13 Положения № 176). Указанное правило применяется как при потере командированным работником проездных документов (билетов), так и при несоответствии проездных документов (билетов) требованиям, установленным законодательством.

Справочно
 С 01.01.2020 размер БВ составляет 27 руб.[6]

При приобретении проездных документов (билетов) направляющей стороной представления работником подтверждающих документов не требуется (п. 11 Положения № 176). При этом для учета в составе нормируемых затрат расходов по проезду командированного работника во время командировки, произведенных организацией самостоятельно, необходимо наличие документов, подтверждающих, что командированному работнику дейст-
вительно оказаны услуги по перевозке.

Расходы по провозу багажа

Расходы по провозу багажа при командировках по Республике Беларусь подлежат возмещению в случае выполнения служебного поручения по его провозу свыше норм бесплатного провоза багажа по проездному документу (билету) того вида транспорта, которым следует командированный работник.

В иных случаях, например при превышении размеров и (или) веса чемодана с личными вещами, необходимыми работнику во время командировки, расходы по провозу багажа не возмещаются (подп. 9.2 Положения № 176).

Расходы по бронированию, использованию спальных принадлежностей, а также комиссионные сборы и плата за сервисное обслуживание

При командировках по Республике Беларусь командированному работнику подлежат возмещению стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользования комплектом спальных принадлежностей, а также сервисного обслуживания, включенного в цену проездного документа (билета) (подп. 9.3 Положения № 176).

Транспортные расходы в пределах места командировки

При командировках по Республике Беларусь транспортные расходы, произведенные командированным работником в пределах места командировки, оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат (часть первая п. 14 Положения № 176).

Расходы по проезду в выходные дни, государственные праздничные дни

В случае нахождения командированного работника в месте командировки до начала и (или) после окончания командировки в личных целях в выходные дни, государственные и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом нерабочими, расходы по проезду возмещаются командированному работнику на общих основаниях (п. 5 Положения № 176).

Расходы по проезду при направлении в командировку водителей, осуществляющих автомобильные перевозки

При направлении в командировку водителей, осуществляющих внутриреспубликанские и (или) международные автомобильные перевозки, за исключением автомобильных перевозок служебными и специальными легковыми автомобилями, транспортными средствами государственных органов системы обеспечения национальной безопасности и организаций, находящихся в их подчинении, возмещение командировочных расходов осуществляется в соответствии с главой 7 Положения № 176 (п. 5 Положения № 176). Также при наличии расходов по проезду к месту командировки или обратно возмещение данных расходов осуществляется в соответствии с главой 2 Положения № 176.

Ошибки, которые допускали организации на практике в налоговом учете рассматриваемых расходов

Ситуация 1: Работник организации направлен в служебную командировку из
г. Минска в г. Брест. Перед командировкой наниматель предоставил командированному работнику аванс.

В командировку работник ехал на поезде, до железнодорожного вокзала работник добирался на такси. Возвращался из командировки работник на маршрутке.

По возвращении из командировки работник представил:

отрывной талон за проезд на такси до железнодорожного вокзала стоимостью 10 руб.;

железнодорожный билет на поезд по маршруту Минск – Брест стоимостью 15 руб.;

кассовый чек за проезд на маршрутке из г. Бреста в г. Минск стоимостью 12 руб.

Организация возместила работнику расходы на проезд в сумме 37 руб. (10 + 15 + 12) и включила указанную сумму в состав нормируемых затрат.

Ошибка. Организация завысила налоговую базу по налогу на прибыль, включив в состав нормируемых затрат сумму возмещения работнику организации расходов на проезд в такси и на маршрутке в ситуации, когда Положением № 176 не предусмотрено возмещение таких расходов.

Обоснование. Возмещению подлежат расходы по проезду к месту командировки и обратно железнодорожным, воздушным, водным, автомобильным транспортом, которым работник направлен в командировку, кроме такси (подп. 9.1.1 Положения № 176). При этом возмещение расходов на проезд осуществляется по фактической стоимости проездных документов (билетов). Требования к оформлению билетов рассмотрены выше в статье.

Учитывая изложенное:

возмещение стоимости проезда на такси при командировках в пределах Республики Беларусь не производится по причине наличия прямого ограничения в подп. 9.1.1 Положения № 176;

расходы командированного работника по проезду на поезде подлежат возмещению исходя из фактической стоимости билетов, так как соблюдены требования к их оформлению, установленные в п. 91 Инструкции № 117;

возмещение расходов по проезду на маршрутке не производится, так как кассовый чек не является проездным документом (билетом).

При отсутствии у командированного работника, самостоятельно оплачивавшего проезд в командировке, проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 БВ (что с 01.01.2020 составляет 2,7 руб. (27 ´ 0,1)) в каждую сторону (п. 13 Положения № 176).

С учетом всех обстоятельств в рассматриваемой ситуации работнику возмещение расходов по проезду производится в сумме 17,7 руб. (15 + 2,7) и размер нормируемых затрат составляет 17,7 руб.

Ситуация 2: Работник организации направлен в служебную командировку из
г. Минска в г. Брест. Перед командировкой наниматель предоставил командированному работнику аванс. В командировку и обратно работник ехал на поезде. При возвращении из командировки, так как отсутствовали билеты по маршруту Брест – Минск, работник совершил поездку с пересадкой в г. Барановичи с одного поезда на другой. По возвращении из командировки работник представил железнодорожные билеты на поезд по маршруту Минск – Брест стоимостью 15 руб. и по маршруту Брест – Барановичи стоимостью 8 руб. Железнодорожный билет по маршруту Барановичи – Минск работник не представил.

Организация возместила работнику расходы на проезд в сумме 17,7 руб. (15 руб. за проезд в командировку и 2,7 руб., т. е. 0,1 БВ, за проезд из командировки) и включила указанную сумму в состав нормируемых затрат.

Ошибка. Организация занизила налоговую базу по налогу на прибыль, не включив в состав нормируемых затрат сумму возмещения работнику организации расходов по проезду из г. Бреста до г. Барановичи на поезде в ситуации, когда Положением № 176 предусмотрено возмещение таких расходов.

Обоснование. Расходы по проезду к месту командировки и (или) обратно железнодорожным транспортом возмещаются по фактической стоимости проездных документов (билетов) (подп. 9.1.1 Положения № 176).

При отсутствии у командированного работника, самостоятельно оплачивавшего проезд в командировке, проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 БВ в каждую сторону (п. 13 Положения № 176).

В рассматриваемой ситуации работник представил железнодорожные билеты на проезд к месту командировки и на часть пути на проезд обратно. Такие расходы подлежат возмещению по фактической стоимости билетов, так как соблюдены требования к их оформлению, установленные в п. 91 Инструкции № 117. Оснований возмещать расходы на проезд из места командировки в соответствии с нормами п. 13 Положения № 176 в размере 2,7 руб. не имеется.

С учетом всех обстоятельств в рассматриваемой ситуации работнику возмещение расходов по проезду производится в сумме 23 руб. (15 + 8) и размер нормируемых затрат составляет 23 руб.

Ситуация 3: Водитель организации направлен в служебную командировку из
г. Бреста в г. Минск на служебном легковом автомобиле организации. Перед командировкой наниматель предоставил командированному работнику аванс. По возвращении из командировки работник представил счет за проживание в гостинице. Иные документы представлены не были.

Организация возместила работнику расходы на проезд в сумме 5,4 руб. (27 × 0,1 × 2), исходя из размера БВ, действующей во время возвращения из командировки (27 руб.), и нормы возмещения расходов по проезду без подтверждающих документов, установленной в п. 13 Положения № 176, в каждую сторону (0,1 БВ), и включила в состав нормируемых затрат указанную сумму возмещения.

Ошибка. Организация занизила налоговую базу по налогу на прибыль, включив в состав нормируемых затрат сумму возмещения командированному работнику расходов по проезду к месту командировки и обратно в случае, когда возмещение таких расходов Положением № 176 не предусмотрено.

Обоснование. При направлении в командировку водителей, осуществляющих внутриреспубликанские автомобильные перевозки, возмещение расходов по проезду к месту командировки и (или) обратно осуществляется в соответствии с главой 2 Положения № 176 только при их наличии (п. 5 Положения № 176). В случае, если командированному работнику предоставлено средство передвижения, расходы по проезду к месту командировки и обратно не подлежат возмещению (п. 12 Положения № 176).

Таким образом, в рассматриваемой ситуации расходы на проезд не подлежат возмещению, так как работнику было предоставлено средство передвижения – служебный легковой автомобиль организации.

Ситуация 4: Водитель организации направлен в служебную командировку из г. Минска в г. Брест. Перед командировкой наниматель предоставил командированному работнику аванс. Из г. Минска до г. Барановичи водитель ехал на поезде, далее из г. Барановичи до г. Бреста и обратно из г. Бреста до г. Минска водитель ехал на грузовом автомобиле организации.

По возвращении из командировки работник представил электронный билет на поезд по маршруту Минск – Барановичи, оформленный в соответствии с требованиями п. 91 Инструкции № 117, на сумму
8 руб. Организация не возместила водителю расходы на проезд.

Ошибка. Организация завысила налоговую базу по налогу на прибыль, не включив в состав нормируемых затрат сумму возмещения водителю организации расходов по проезду из г. Минска до г. Барановичи на поезде в ситуации, когда Положением № 176 предусмотрено возмещение таких расходов.

Обоснование. В случае если командированному работнику предоставлено средство передвижения, расходы по проезду к месту командировки и обратно не подлежат возмещению (п. 12 Положения № 176).

На основании подп. 9.1.1 Положения № 176 расходы по проезду к месту командировки железнодорожным транспортом возмещаются по фактической стоимости проездных документов (билетов).

В рассматриваемой ситуации расходы по проезду водителя организации поездом по маршруту Минск – Барановичи подлежат возмещению по фактической стоимости билета, так как соблюдены требования к оформлению электронного железнодорожного билета, установленные в п. 91 Инструкции № 117. Расходы по проезду водителя организации на грузовом автомобиле организации по маршруту Барановичи – Брест и по маршруту Брест – Минск не подлежат возмещению, так как работнику предоставлено средство передвижения – грузовой автомобиль организации.

С учетом всех обстоятельств в рассматриваемой ситуации работнику возмещение расходов по проезду производится в сумме 8 руб. и размер нормируемых затрат составляет 8 руб.

Андрей Макаров, экономист

[1] Постановление Совмина от 04.09.2019 № 595 "Об изменении постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19 марта 2019 г. № 176" (далее – постановление № 595).

[2] Закон от 14.08.2007 № 278-З "Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках".

[3] Пункт 27 Правил автомобильных перевозок пассажиров, утвержденных постановлением Совмина от 30.06.2008 № 972 (далее – Правила № 972).

[4] На бланочных билетах на одну поездку могут не указываться.

[5] Пункт 91 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Нацбанка от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).

[6] Постановление Совмина от 13.12.2019 № 861 "Об установлении размера базовой величины".